Como visualizo meus agendamentos do dia e controlo quem já confirmou?
Acesse o menu principal Agenda no seu painel. Logo no topo, você verá os números exatos do dia atual: "Atendimentos", "Confirmados" e "Pendentes (Local)". Um pouco abaixo, se houver paciente previsto, você notará um quadro incrível chamado Próximo Paciente, que possui até um cronômetro indicando o tempo restante para o início!
Abaixo dessa área superior, existem três abas principais. Certifique-se de estar na aba Lista de Agendamentos. Para encontrar o que você precisa, utilize os botões "Hoje" e "Amanhã" para navegar entre os dias. Se preferir ver apenas um tipo de atendimento, clique nos filtros redondos: "Todos", "Confirmados", "Pendentes" ou "Cancelados". O painel vai se adaptar em tempo real para você.
Como faço para inserir um agendamento manualmente para o meu paciente?
Se o paciente ligou ou mandou WhatsApp, é super simples adicioná-lo ao sistema. Na tela da Agenda (aba Lista de Agendamentos), procure o botão escuro escrito "+ Novo" no canto direito da tela e clique nele. Uma gaveta deslizará pela direita.
Siga este passo a passo:
1. No topo, escolha se é um Cliente Existente (aí é só buscar pelo nome/telefone) ou um Novo Cliente (preencha Nome, E-mail e WhatsApp).
2. Desça um pouco e escolha o Serviço desejado.
3. Escolha a Data. Automaticamente, o sistema revelará botões com os horários disponíveis. Clique no horário desejado.
4. Por fim, na seção "Status Financeiro Inicial", informe se o agendamento já está "Confirmado / Pago" ou se será "A Pagar no Local".
5. Clique no botão preto no final da tela: Confirmar Agendamento. Pronto! O card dele já aparecerá na sua lista.
Como dar baixa em pagamentos parciais ou recebimentos no balcão direto na agenda?
A cor do card do seu agendamento avisa como está a situação financeira dele. Quando você olha a Lista de Agendamentos, pode encontrar dois casos práticos que exigem sua ação presencialmente:
Caso 1: O paciente pagou apenas uma parte online (Sinal Pago).
O card terá uma etiqueta amarela de "Sinal Pago" e mostrará o texto exato: "Falta Pagar no Local" junto com o valor em reais. Ao receber do paciente na clínica, clique no botão "Quitar Saldo" que fica no rodapé do card.
Caso 2: O paciente escolheu pagar tudo na hora (A Cobrar no Balcão).
O card terá uma etiqueta alaranjada. Para dar baixa, basta receber o valor e clicar no botão verde "Confirmar Pagamento".
Em ambos os casos, após clicar, o agendamento ficará verde e mudará para o status "Confirmado". Assim que o atendimento acabar, você poderá clicar no botão azul "Concluir Atendimento".
O paciente solicitou a troca de horário. Como mudar a consulta de dia ou hora?
Se o paciente precisar alterar o dia ou o horário de um atendimento já marcado, localize o agendamento dele na lista diária da Agenda.
No rodapé do card do paciente (ou ao lado do nome na visão de calendário), clique no botão "Cancelar" (identificado pelo ícone de lixeira 🗑️). Não se preocupe: o sistema abrirá uma janela intermediária com o título "O que deseja fazer?" antes de tomar qualquer ação definitiva.
Nessa tela de opções, clique no grande botão verde escrito "Reagendar". O sistema revelará um calendário interativo. Selecione a Nova Data desejada e, em seguida, clique em um dos Novos Horários disponíveis que aparecerão logo abaixo. Confirme a alteração e o atendimento será movido automaticamente para a nova grade escolhida.
Como desmarcar uma consulta em definitivo e registrar o estorno do valor pago?
Para desmarcar permanentemente o horário de um paciente, localize o card dele na Agenda e clique no botão "Cancelar" (ícone de lixeira 🗑️).
Na janela que se abre na tela, clique no botão vermelho escrito "Cancelar". A partir deste momento, a regra de negócio do BookingFlow se adapta automaticamente ao status financeiro do agendamento:
1. Se o atendimento não tinha pagamento associado (Pendente): O sistema remove o card e libera o horário na sua grade imediatamente.
2. Se o atendimento já constava como pago (Online ou Balcão): A tela emitirá um alerta amarelo de "Atenção ao Reembolso". Se você for devolver o dinheiro de forma manual ou em maquininha, marque a caixinha "Gerar Reembolso no Financeiro", digite o valor exato a ser devolvido e selecione a forma (Pix, Cartão, Dinheiro). Clique em Confirmar Cancelamento.
Regra de Isolamento de Pacotes: Se este agendamento específico foi agendado utilizando créditos de um Pacote de Sessões, você não mexe com fluxo de caixa. Ao confirmar o cancelamento, o BookingFlow estorna automaticamente o crédito daquela sessão para a conta do paciente para que ele possa agendar outro dia.
Como vejo o histórico (Dossiê) do paciente e registro a evolução do atendimento?
Durante o atendimento, o prontuário é sua ferramenta mais importante. No card do agendamento (ou no bloco "Próximo Paciente" lá no topo), clique no botão "Prontuário" (ou "Iniciar Atendimento"). O sistema abrirá um painel deslizante na direita, o nosso "War Room".
No topo, você verá os dados de contato do cliente. Se ele tiver respondido perguntas prévias (formulário do serviço), você verá a aba "Anamnese do Paciente" contendo exatamente o que ele preencheu (respostas curtas ou "Sim/Não").
Para anotar como foi a sessão, vá até o final da tela. Procure a caixa de texto que diz "Escreva a evolução de hoje...". Digite suas observações clínicas e clique no botão verde com ícone de aviãozinho (Enviar). Sua evolução ficará registrada na linha do tempo com data, hora e o nome do profissional que a escreveu. Caso tenha errado algo, clique no lápis ao lado da anotação para editar ou na lixeira para apagar.
Como verificar os pacotes de sessões vendidos e confirmar o pagamento deles?
Para visualizar tudo o que diz respeito a pacotes, suba até o menu de abas principal da Agenda (logo abaixo dos botões numéricos) e clique em "Pacotes Vendidos" (identificado por um ícone de brilho ✨).
Aqui você visualizará uma grade com todos os pacotes comercializados. O sistema te informa o nome do cliente, o valor integral, a data da venda e o principal: o Status.
Se houver um pacote com a tag amarela "Pendente Balcão", significa que o paciente contratou presencialmente e precisa te pagar. Após ele pagar no cartão ou pix da sua clínica, localize o pacote dele nessa tela e clique no botão verde "Quitar". Imediatamente a tag mudará para "Pago" e o sistema liberará o uso dessas sessões para ele. Caso a venda tenha sido um erro, você pode clicar em "Cancelar Venda" no rodapé do cartão.
Como uso o calendário mensal para ver o volume de pacientes e os feriados?
Na tela da Agenda, clique na aba "Calendário". O sistema gerará um mapa visual incrível do seu mês:
1. Bolinhas Coloridas: Nos dias que você tem agendamentos, o sistema mostrará uma etiqueta verde indicando o total de pacientes, e bolinhas menores indicando o status deles (verde para confirmados, amarelo para pendentes, vermelho para cancelados).
2. Feriados: O sistema destaca automaticamente os dias de feriado nacional com um fundo amarelo e o nome do feriado, ajudando você a não agendar pacientes em dias de folga por acidente.
3. Acesso Rápido: Ao clicar em qualquer dia desse calendário, uma gaveta se abrirá na lateral direita com a lista rápida de todos os pacientes daquele dia, permitindo que você cancele a consulta ou abra o prontuário diretamente por ali.
Como envio mensagens rápidas no WhatsApp sem precisar digitar tudo?
O BookingFlow cria atalhos automáticos para você economizar tempo de digitação:
Confirmação Rápida: Se o paciente tiver um número de telefone cadastrado, você verá um botão com o ícone do WhatsApp no rodapé do card de agendamento dele. Ao clicar, o sistema abre o seu WhatsApp Web ou aplicativo com uma mensagem já escrita: "Olá [Nome], confirmamos seu agendamento para hoje às [Horário]. Até já!".
Dúvidas sobre Pacotes: Na aba "Pacotes Vendidos", você também pode clicar no telefone do cliente e enviar uma mensagem instantânea caso ele esteja com o pagamento de um pacote pendente no balcão.
Errei a anotação no prontuário. Como editar? E como agendar o retorno rapidamente?
Corrigindo um erro na Evolução:
Se você digitou algo errado no prontuário do paciente (War Room), passe o mouse sobre a anotação. Aparecerão dois pequenos ícones ao lado dela: um Lápis e uma Lixeira. Clique no lápis para corrigir o texto e clique no botão verde com ícone de disquete para Salvar.
Agendando o Retorno:
Assim que você escreve e envia (salva) uma evolução nova, o sistema exibe uma barra de sucesso verde. Nela, você encontrará o botão "Remarcar Sessão". Ele serve para você não deixar o paciente sair da clínica sem marcar o retorno. Ao clicar nele, a gaveta de novo agendamento já se abre preenchida com os dados daquele paciente!
Por que o card do paciente está com borda vermelha ou roxa?
Para facilitar o bater de olhos na agenda, o sistema usa bordas e tags visuais:
🚨 Atrasos (Borda Vermelha Piscando): Se o horário agendado já passou e o status ainda consta como "Pendente" ou "Confirmado" (ou seja, você não concluiu nem cancelou), a borda do card ficará vermelha e "pulsando" para chamar sua atenção de que há um atraso.
🟣 Pacotes (Borda Roxa Lateral): Se o agendamento fizer parte de um pacote de sessões, ele terá uma faixa grossa e roxa (indigo) na lateral esquerda.
⭐ Tag de 1ª Vez: Se o cliente foi cadastrado no sistema há menos de 7 dias, aparecerá uma tag azul escrita "1ª Vez" (ou Novo Cliente) ao lado do nome dele, indicando que você deve dar atenção especial de boas-vindas.
Vendi um pacote errado ou o paciente pediu devolução. Como cancelar a venda?
Se o paciente desistiu do tratamento em pacote, você deve cancelar a venda pela raiz.
Vá na aba "Pacotes Vendidos", localize o card do pacote e, no rodapé, clique no texto vermelho "Cancelar Venda" com ícone de lixeira. Uma tela se abrirá perguntando se o pacote já havia sido pago. Se sim, o sistema pedirá que você informe o valor da devolução e a forma de pagamento (Pix, Dinheiro, etc.) para registrar o estorno no módulo financeiro. Ao confirmar, as sessões atreladas a esse pacote que estavam agendadas no futuro perderão a validade.
Como adiciono os atendimentos que realizo na clínica?
No menu principal, aceda à secção Catálogo (Serviços e Pacotes). Na aba superior, certifique-se de que selecionou "Serviços".
Clique no botão verde "+ Novo Serviço" no canto superior direito. Uma gaveta lateral irá abrir-se. Aqui deverá preencher os dados fundamentais: o nome do serviço, uma breve descrição, o preço (o sistema converte automaticamente o formato da moeda) e a duração em minutos.
Após configurar todas as regras (como intervalos e sinal de pagamento antecipado), clique no botão "Criar Serviço" no fundo do ecrã. O serviço aparecerá imediatamente na sua lista. Se precisar de alterar algo no futuro, basta clicar no ícone do Lápis ao lado do serviço.
Como crio um serviço apenas para constar num pacote, sem que os clientes o possam agendar avulso?
O BookingFlow permite-lhe ocultar serviços da sua página principal. Isto é útil para procedimentos que só vende através de grandes pacotes ou avaliações internas.
Na sua lista de Serviços (desde que não esteja no plano Starter), verá um interruptor (toggle) ao lado de cada serviço. Existem dois estados:
🌍 Público (Botão cinzento): O serviço aparece normalmente no seu link de agendamento online para marcações avulsas.
🔒 Exclusivo para Pacotes (Botão amarelo): O serviço fica oculto da página pública. Ele apenas poderá ser agendado se o cliente tiver adquirido um pacote que contenha esse serviço, ou se você o agendar manualmente pela Agenda.
Como crio um combo de sessões com desconto para os meus pacientes?
Aceda ao módulo de Catálogo e clique na aba "Pacotes" (disponível a partir do plano Plus). Clique no botão escuro "+ Novo Pacote".
Preencha os campos obrigatórios:
1. Nome do Pacote (Ex: Combo 10 Sessões de Drenagem).
2. Serviço Vinculado: Qual o serviço base que será descontado deste pacote.
3. Qtd. de Sessões: O número de créditos que o paciente receberá (Ex: 10).
4. Preço Total: O valor final cobrado pelo pacote inteiro.
⭐ Dica de Marketing: O sistema possui um interruptor "Exibir Vantagem (De / Por)" ativo por padrão. Ele cruza o preço avulso do serviço com o preço do pacote e exibe automaticamente um selo verde "Economia: X" na sua página pública, ajudando na conversão!
Como configuro o tempo de limpeza da sala, pagamentos antecipados e perguntas prévias?
Ao criar ou editar um serviço, tem acesso a configurações avançadas muito poderosas para a gestão da sua clínica:
⏱️ Tempo de Intervalo (Buffer Time): Precisa de 15 minutos para higienizar a sala após o atendimento? O BookingFlow permite configurar esse intervalo. Assim, se a consulta durar 60 min e tiver 15 min de intervalo, o sistema bloqueará 75 min na sua agenda automaticamente, evitando choques de horários.
💰 Sinal Obrigatório (Upfront Percentage): Quer reduzir as faltas? Pode exigir que o paciente pague uma percentagem (ex: 30%, 50% ou 100%) no momento do agendamento online para confirmar a vaga. O restante será cobrado no balcão.
📋 Formulário de Anamnese: Pode vincular um questionário prévio ao serviço. O paciente será obrigado a responder a essas perguntas antes de finalizar a reserva, e as respostas irão diretamente para o prontuário dele na sua Agenda!
Algumas abas e botões não aparecem no meu painel. Ocorreu um erro?
Não se preocupe, não é um erro do sistema! O módulo de Catálogo adapta-se inteligentemente ao plano de assinatura que a sua clínica possui.
Se estiver a utilizar o plano Starter (plano inicial), a sua visão será mais limpa e focada exclusivamente na criação de "Serviços" avulsos. Neste plano, as abas superiores de "Pacotes" e "Widgets", bem como a opção de tornar um serviço "Oculto" (exclusivo para pacotes), estão bloqueadas.
Para ter acesso à criação de combos com desconto, ocultação estratégica de serviços e incorporação de links nas suas campanhas de anúncios, precisará de fazer o upgrade para um plano superior (Plus ou Pró) na secção de Configurações.
Como adiciono um paciente manualmente e como ele acessa o sistema?
Se o paciente não agendou sozinho pelo seu site público, você pode criar a ficha dele no painel seguindo estes passos:
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1.
Clique no botão escuro "+ Novo Paciente" no canto superior da tela.
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2.
Preencha o Nome Completo, E-mail (obrigatório) e o WhatsApp do cliente.
-
3.
O sistema criará a ficha e disparará automaticamente um e-mail de boas-vindas contendo um link de segurança (válido por 72 horas).
-
4.
O paciente usará esse link para definir a própria senha e conseguir acessar o portal do cliente de forma independente no futuro.
Onde vejo o valor gerado pelo paciente, seus cancelamentos e pacotes ativos?
Ao clicar no nome de um paciente na lista, o Dossiê desliza e se abre na lateral. A primeira aba exibida é o "Resumo", que entrega métricas financeiras e de fidelidade logo de cara:
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💰
Valor Gerado (LTV): Mostra exatamente o quanto aquele paciente já investiu na sua clínica, calculando a soma em dinheiro de todos os serviços concluídos ou confirmados.
-
📉
Taxa de Faltas: Exibe o número exato de vezes que o paciente desmarcou ou cancelou um agendamento.
-
🎟️
Carteira de Créditos: Se ele tiver comprado combos de serviços, você verá uma lista dos pacotes ativos e quantas sessões ainda restam disponíveis para ele usar.
Como vejo as consultas passadas de um paciente e adiciono evoluções?
O Dossiê centraliza todo o relacionamento com o paciente. Navegue pelas abas superiores do painel lateral para acessar o histórico detalhado:
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📝
Aba Prontuário: Um espaço focado para você registrar observações clínicas a cada atendimento. Toda nota salva fica armazenada em uma linha do tempo permanente, carimbada com a data e o nome do profissional que a escreveu.
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🕒
Aba Histórico: Uma visão cronológica de todas as reservas passadas. Cada agendamento ganha uma tag colorida indicando o status financeiro e situacional (Confirmado, Concluído, Cancelado, Sinal Pago ou A Pagar). Além disso, o sistema deixa claro se aquela sessão foi avulsa ou se fez parte de um pacote adquirido previamente.
O paciente perdeu o acesso ou mudou de endereço. Como resolvo?
Se for necessário atualizar informações vitais ou ajudar o paciente a recuperar o login do portal, siga estes passos dentro do Dossiê:
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✏️
Atualizar Cadastro: Acesse a aba "Perfil". Lá você edita Dados Pessoais (CPF, Gênero, Nascimento, Profissão) e o Endereço completo. Ao final, basta clicar em "Salvar Alterações Perfil".
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📧
Reenviar Acesso: Se o link inicial expirou ou o paciente não lembra a senha, volte na aba "Resumo" e clique no botão "Reenviar Convite de Primeiro Acesso". Uma janela de segurança alertará que a senha antiga será invalidada. Ao confirmar, o sistema dispara na hora um novo link de redefinição para o e-mail dele.
Onde anoto alergias do paciente ou descubro por onde ele nos achou?
Além do prontuário para evolução diária, você pode deixar informações médicas fixas e vitais salvas no perfil do paciente.
Abra o dossiê do paciente, vá na aba "Perfil" e desça até a seção "Saúde & Emergência". Ali você encontrará campos importantíssimos:
1. Notas de Saúde: Um espaço aberto para registrar alergias a medicamentos, condições crônicas ou observações vitais que toda a equipe precisa saber ao abrir o perfil.
2. Contato de Emergência: Registre o nome e telefone de um familiar ou pessoa de confiança.
3. Como nos conheceu?: Um campo estratégico para o seu marketing, onde você anota se o paciente veio pelo Instagram, Google ou Indicação de amigos.
O que significa cada cartão de resumo no topo da tela?
A tela do Financeiro faz todos os cálculos automaticamente para você. Logo no topo, existem 5 cartões vitais:
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📊
Faturamento Total: É a soma do que você já recebeu com o que ainda vai receber no período filtrado.
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✅
Já em Caixa: Dinheiro real que já foi pago pelos clientes (seja via online, pacotes ou baixas dadas presencialmente) somado a outras entradas manuais.
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⏳
A Receber: Consultas que aconteceram ou vão acontecer, mas o status continua como "Pendente" ou "Sinal Pago" (falta o acerto local). Clicando neste cartão, o sistema abre uma gaveta detalhando exatamente quem está devendo.
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📉
Despesas & Saldo Líquido: O total de saídas e reembolsos, e o seu saldo final real colorido em verde (lucro) ou vermelho (prejuízo).
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🎯
Ticket Médio e Variações: Abaixo dos blocos principais, o sistema compara o período atual com o período anterior, mostrando se o seu faturamento subiu ou caiu (%) e a média gasta por cada paciente.
Como o sistema registra o dinheiro da agenda no caixa?
Você não precisa cadastrar as consultas no financeiro. O BookingFlow cria os lançamentos de entrada automaticamente com base no que acontece na Agenda:
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💻
Agendamentos Comuns: Toda consulta confirmada (online ou paga no balcão) entra no fluxo de caixa detalhando a forma de pagamento, a data da consulta e o nome do paciente.
-
📦
A Regra de Ouro dos Pacotes: Para evitar que você pague impostos duplicados ou tenha falsos lucros, o sistema é inteligente. Quando você vende um Pacote, o valor total do pacote entra no caixa no dia da venda. Quando o paciente agenda uma das sessões usando esse pacote, a sessão entra no fluxo de caixa com o valor de R$ 0,00, pois já foi paga previamente!
Como registro o pagamento do aluguel, luz ou uma receita extra?
Para gerenciar as contas a pagar e outras entradas da clínica, utilize a criação de lançamentos avulsos:
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1.
Clique no botão escuro "+ Novo Lançamento" no canto superior direito.
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2.
Na janela que se abrir, escolha o tipo de transação: Entrada, Despesa ou Reembolso.
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3.
Insira o valor, a data e selecione uma Categoria (como Aluguel, Marketing, Pró-labore ou Impostos).
-
4.
Escreva uma breve descrição, defina a forma de pagamento (Pix, Dinheiro, etc.) e clique em salvar. O valor já refletirá nos gráficos imediatamente.
Registrei um valor errado no caixa. Como faço para apagar?
No BookingFlow, existe uma trava de segurança e consistência para exclusões na tabela de fluxo de caixa:
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🗑️
Lançamentos Manuais: Despesas ou entradas criadas manualmente por você possuem um ícone de lixeira (vermelho) no canto direito. Basta clicar nele e confirmar a exclusão.
-
🔒
Lançamentos Automáticos (Agenda/Pacotes): Exibem um ícone de "check" cinza e não podem ser apagados por essa tela. Se um agendamento ou pacote foi cobrado errado, você deve ir na Agenda e realizar o cancelamento/reembolso do paciente por lá. Assim que cancelado na agenda, o valor é estornado do financeiro de forma sincronizada!
Como filtro por mês e exporto os dados para o meu contador?
O painel oferece ferramentas de análise e exportação para a sua contabilidade:
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📅
Filtros Rápidos: Use os botões no topo (Mês Atual, Mês Passado, Últimos 30 dias) ou escolha as datas exatas no calendário para mudar toda a visão do dashboard.
-
📈
Análise Visual (Gráficos): O gráfico de barras "Evolução do Saldo" permite comparar os dias com mais faturamento vs. os dias de mais gastos. Já o gráfico de pizza mostra a distribuição exata das suas categorias de despesas.
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📑
Exportar para Contador (CSV): O botão "Exportar", localizado no topo ao lado de Novo Lançamento, baixa instantaneamente uma planilha (Excel/CSV) com todas as movimentações detalhadas do período filtrado para você enviar ao seu contador.
Como sei exatamente quais pacientes estão devendo?
O BookingFlow faz a gestão inteligente de pendências para que nenhum centavo passe despercebido. Se reparar bem, o cartão laranja "A Receber" no topo da tela possui o aviso "Clique Aqui".
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🔍
Painel de Pendências: Ao clicar no cartão laranja, o sistema abre uma gaveta lateral listando exatamente o nome do paciente, a data do serviço e o valor que ele deve.
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🧮
Cálculo de Sinais Pagos: A matemática é automática. Se a sua clínica exige 30% de sinal online para agendar, e a consulta custa R$ 100, o sistema deduz o sinal e joga apenas os R$ 70 restantes na tela de pendências.
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💸
Como dar baixa: Para que o valor saia do "A Receber" e vá para o "Já em Caixa", você deve abrir a Agenda e clicar no botão "Confirmar Pagamento" ou "Quitar Saldo" no cartão do paciente. O financeiro será atualizado na hora!
Um paciente cancelou e devolvi o dinheiro. Por que o valor da consulta ainda aparece nas entradas?
Isto não é um erro, é uma regra contábil essencial para a auditoria do seu caixa! O BookingFlow protege a sua transparência financeira da seguinte forma:
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📝
Histórico Fiel: Se o dinheiro de fato entrou na sua conta bancária (via Pix, cartão ou espécie), a entrada precisa ficar registrada no caixa. Mesmo se o paciente cancelar depois, o lançamento inicial de receita é mantido no histórico.
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⚖️
O Papel do Reembolso: Para devolver o dinheiro ao paciente, clique em "+ Novo Lançamento" e escolha a opção amarela de "Reembolso". O sistema lançará uma saída com esse valor.
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✅
Matemática Perfeita: Dessa forma, a Receita Inicial (+R$ 100) e o Reembolso (-R$ 100) se anulam. O seu Saldo Líquido fica correto, e você tem o registro exato de quando o dinheiro entrou e de quando o dinheiro saiu!
Passo a passo para ativar códigos promocionais na clínica
Os cupons são a melhor estratégia para atrair novos pacientes ou lotar a agenda em dias mais calmos. Para criar um, navegue até a tela de Marketing e clique no botão verde "+ Novo Cupom".
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🔤
Código do Cupom: Digite o termo que o cliente usará no checkout (Ex: BOTOX10). Dica: Não se preocupe com formatação, o sistema automaticamente converte tudo para MAIÚSCULAS e remove espaços vazios para evitar erros de digitação dos clientes!
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💰
Tipo de Desconto: Você pode optar por oferecer um desconto percentual (ex: 10% OFF) ou um desconto em valor fixo cravado (ex: R$ 50 de desconto).
Como evito que abusem de uma promoção?
O BookingFlow possui campos avançados na criação do cupom para proteger o financeiro da sua clínica:
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🛒
Valor Mínimo do Carrinho: Estipule um limite mínimo (ex: R$ 200). Se o agendamento custar menos que isso, o sistema bloqueia a aplicação do cupom.
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🌎
Uso Global Máximo: Vai fazer uma promoção do tipo "Apenas para as 20 primeiras pessoas"? Defina o limite global para 20 e o cupom expirará sozinho após o 20º uso.
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👤
Uso Máximo por Paciente: Para evitar que a mesma pessoa utilize o cupom de boas-vindas várias vezes, você pode restringir para "1 uso" por cliente.
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⏳
Data de Expiração: Selecione a data e a hora limite da promoção. Após o vencimento, o cupom é bloqueado automaticamente pelo painel.
Posso fazer um desconto válido apenas para um procedimento de botox?
Sim! A gaveta de criação de cupons possui uma seção crucial chamada "Escopo". Com ela, você decide a amplitude do desconto:
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🔓
Todos os Serviços (Global): Marcando esta opção, o código valerá para qualquer procedimento disponível no site da sua clínica.
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🎯
Serviços Específicos: Ao marcar esta opção, o sistema exibirá uma lista (checkbox) de todos os seus serviços. O cliente só conseguirá usar o desconto se estiver agendando exatamente um dos serviços que você autorizou. Caso contrário, o site retornará a mensagem "Cupom não aplicável a este serviço".
Como congelar uma promoção sem excluir?
A listagem de Cupons te dá controle total sobre as promoções ativas:
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⏸️
Pausar Cupom: Ao lado de cada código, existe um botão interruptor. Se você clicar e desativar, o cupom para de funcionar na hora, mas continua salvo para que você possa religá-lo no futuro (muito útil para campanhas que se repetem mensalmente).
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✏️
Editar e Excluir: Os botões azuis e vermelhos no canto direito permitem editar as regras a qualquer momento (ex: estender a data de expiração) ou apagar permanentemente um código inativo.
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👀
Uso Atual: Na própria listagem você também enxerga facilmente a coluna "Usos", te mostrando em tempo real quantas vezes cada código promocional já foi resgatado pelos pacientes.
Como ajusto as informações sem perceber de programação?
O painel "Minha Página" foi desenhado para ser intuitivo. A tela é dividida em duas partes que trabalham juntas:
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🎛️
Painel de Controle (Esquerda): É onde toda a magia acontece. Encontrará uma série de abas (Globais, Hero, Diferenciais, Agendamento, etc.). Ao clicar numa aba, o sistema abre os campos para preencher textos ou carregar imagens.
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📱
Visualizador em Tempo Real (Direita): Tudo o que escreve ou altera no painel da esquerda reflete-se imediatamente num "telemóvel" virtual do lado direito. Assim, sabe sempre como o site da sua clínica ficará para os pacientes!
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💾
Guardar Alterações: Lembre-se: as alterações só entram "no ar" quando clica no botão verde "Guardar Alterações".
Como coloco o logótipo da clínica e mudo a cor dos botões?
A aba "Globais" (identificada com o ícone de engrenagem) é onde define a Identidade Visual do seu site.
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1.
Logótipo e Favicon: Encontrará áreas para fazer upload de imagens. A Logótipo é a marca que aparece no topo do site. O Favicon é aquele pequeno ícone que aparece na aba do navegador do paciente. (O sistema converte automaticamente imagens pesadas para formatos mais leves e rápidos!)
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2.
Cores da Marca: Pode alterar a Cor Primária (que pinta os botões e destaques) e a Cor do Fundo. Basta clicar no seletor de cores e escolher a paleta exata da sua marca.
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3.
Texturas: Para dar um aspeto mais "Premium", pode aplicar subtis padrões de fundo (como granulado ou formas geométricas) sobre a cor que escolheu, ajustando também a opacidade para não ficar forte demais.
Como ajusto a primeira imagem do site e conto a minha história?
As abas "Hero" e "Bio / Sobre" controlam as secções mais importantes do seu site, aquelas que captam a atenção do paciente nos primeiros segundos.
Aba Hero (Sessão Inicial)
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🖼️
Foto Principal: Faça o upload da sua melhor foto. O sistema já está preparado para a recortar num formato quadrado moderno e otimizá-la para não deixar o site lento.
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✍️
Títulos e Cores: Escreva um Título (Headline) apelativo e um subtítulo. Mais abaixo, pode alterar individualmente a cor de fundo, do texto e do botão apenas desta secção.
Aba Bio / Sobre
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👩⚕️
Foto e Texto: Insira uma foto de retrato (o sistema recortará para a proporção 4:5 de forma inteligente) e conte a sua trajetória profissional no campo de texto.
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⭐
Destaques da Bio (Ícones): Este é um recurso incrível! Pode adicionar até 3 pequenos blocos (Destaques) com título e um ícone para destacar formações ou prémios. Clique em "Trocar Ícone" para abrir a galeria com diversas opções e personalizar a cor destes ícones!
Como destaco os meus serviços principais e incorporo vídeos?
É nestas duas abas que convence o paciente de que a sua clínica é a escolha certa!
Aba Diferenciais
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🗂️
Adicionar Cards: Clique em "Adicionar Novo Diferencial" para criar pequenos cartões explicativos. Pode usar esta secção para falar sobre "Estacionamento Grátis", "Equipamentos Modernos" ou até usá-la para listar os seus 3 principais serviços.
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🎨
Ícones e Personalização: Ao lado de cada card criado, existe um botão para trocar o ícone e outro para apagá-lo. Não se esqueça que, no final da secção, também pode alterar as cores de fundo e do texto desta área.
Aba Vídeo
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🔗
Ligação do YouTube: Basta colar o link do seu vídeo do YouTube no campo indicado. O sistema incorpora o vídeo automaticamente no seu site de forma leve e segura.
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📱
Formato Horizontal vs Vertical: O sistema adapta-se ao seu conteúdo! Pode escolher se o vídeo é Horizontal (16:9 - clássico) ou Vertical (9:16 - estilo Reels/TikTok). Se tiver dúvidas, existe um botão de ajuda na tela que mostra exatamente como cada formato ficará. E mais: para vídeos verticais que ficaram com barras pretas indesejadas na edição, ative a opção "Ajuste de Bordas Pretas" (Zoom) para resolver o problema magicamente!
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🖼️
Capa do Vídeo (Opcional): Pode enviar uma foto (thumbnail) para ficar por cima do vídeo, melhorando ainda mais a estética e a velocidade de carregamento da página.
Como mostro as avaliações dos pacientes e o mapa da clínica?
Prova social (o que os outros dizem de você) e praticidade (como chegar até você) são fundamentais para passar credibilidade. Configure isso em dois passos:
Aba Depoimentos
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⭐
Adicionar Avaliações: Clique no botão "Novo Depoimento" e preencha o que o seu paciente disse. Você pode definir a quantidade de estrelas de 1 a 5 e até mudar a cor que essas estrelinhas terão no seu site!
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📸
Foto do Paciente: Para dar mais veracidade, clique em "Adicionar Foto". O sistema abrirá uma janela inteligente que te permite recortar a foto em um círculo perfeito na mesma hora!
Aba Localização
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🗺️
Exibir o Mapa: Você pode personalizar o título dessa seção e, com um único clique no botão "Exibir Mapa Interativo", o sistema puxa o mapa do Google e exibe diretamente na sua página.
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💡
Dica de Ouro: O mapa puxa o endereço que está cadastrado lá nas suas configurações principais. Para alterar o local exibido, basta inserir o link do Google Maps na seção do seu Perfil.
Como personalizo a tela de marcação e as chamadas finais?
Esta é a etapa focada em conversão, ou seja, transformar o visitante do site em um paciente real com horário marcado na sua agenda.
Aba Agendamento (O Coração do Site)
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Textos do Widget: Esta aba controla os textos daquela "caixinha" onde o cliente clica para agendar. Você pode mudar o título principal (Ex: "O que você deseja agendar?") e o subtítulo.
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Nome das Abas (Serviços e Pacotes): Se a sua clínica vender tanto consultas avulsas quanto pacotes, o widget se dividirá em duas abas automaticamente. Aqui você pode renomear essas abas como preferir (ex: "Atendimentos" e "Combos Promocionais").
Aba Blog
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Exibir Artigos: Se você escreve artigos ou dicas de saúde no módulo Blog, você pode ligar a chave "Blog Ativo na LP". Isso fará com que os seus últimos textos apareçam como uma vitrine de notícias no site principal, ajudando na autoridade. Se você desativar, toda a seção ficará oculta para os visitantes.
Aba Contato (O Final do Site)
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O Último Convite: Uma seção simples e direta no fim da página para quem rolou tudo e ainda tem dúvidas. Você pode editar o texto, o botão e, com um simples clique na chave seletora, adicionar a famosa logomarca do WhatsApp direto no botão de contato!
Como defino meus dias de trabalho, horários de almoço e feriados?
A aba "Horários" é o coração da sua disponibilidade. Ela é dividida em duas partes para garantir que você nunca receba um paciente em um horário indesejado:
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Grade Semanal e Almoço: Na lista de dias (Domingo a Sábado), ligue a chave seletora nos dias que você trabalha. Clique em "+ Horário" para definir turnos. Exemplo para almoço: Adicione um turno das 08:00 às 12:00 e clique em "+ Horário" novamente para criar o turno da tarde das 13:00 às 18:00. Lembre-se de clicar em "Salvar" no canto direito de cada dia alterado!
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Calendário de Datas Bloqueadas: Vai tirar férias ou tem um feriado chegando? Use o calendário interativo ao lado direito. Clique nos dias específicos (eles ficarão vermelhos) e depois aperte o botão verde "Salvar Alterações" no topo. A agenda nesses dias será completamente fechada.
Como evito que um paciente agende em cima da hora?
A aba "Preferências" permite que você configure restrições de tempo para proteger a sua organização diária:
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Janela de Agendamento: Limite até quantos dias no futuro um paciente pode marcar. (Ex: "30 dias" impede que alguém ocupe sua agenda do ano que vem).
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Antecedência Mínima: Chega de surpresas! Defina que o paciente só pode agendar com no mínimo X horas ou dias de antecedência (Ex: Bloquear horários com menos de 2 horas).
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Limite de Reagendamento: Estabeleça uma regra rígida de quantas horas antes da consulta o paciente ainda tem permissão para reagendar pelo sistema sem penalidades.
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Cor da Marcação: Selecione a cor primária que os pacientes verão dentro do painel deles no momento do agendamento.
Como conecto minha conta para receber sinais online?
Se você deseja cobrar online antes do paciente chegar na clínica, a aba "Pagamentos" é onde a conexão acontece.
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Provedor Mercado Pago: Selecione o Mercado Pago na lista. Você precisará inserir duas chaves que ficam disponíveis no seu painel de desenvolvedor do Mercado Pago: a Public Key e o Access Token. Assim que salvas, o sistema já estará pronto para intermediar as transações diretamente para a sua conta.
Como personalizo os e-mails de confirmação que o paciente recebe?
A aba "Notificações" controla toda a comunicação automatizada. Você possui um simulador ao vivo (Live Preview) do lado direito para ver exatamente como o e-mail vai chegar no celular ou computador do cliente!
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Identidade do E-mail: Defina o "Nome do Remetente" (ex: Dra. Ana Silva) e um "E-mail de Resposta". Além disso, você pode alterar a cor do botão do e-mail para combinar com a sua clínica.
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Gatilhos (Triggers): Você decide quais alertas o sistema vai disparar. Marque os checkboxes para ativar e-mails em caso de Confirmação, Cancelamento, Reagendamento e até alertas para o Admin.
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Teste Real: Clique no botão "Enviar E-mail de Teste". O sistema mandará um e-mail falso diretamente para a sua caixa de entrada para você comprovar que está tudo funcionando perfeitamente.
Onde publico a política de reembolso da clínica?
Na aba "Políticas", você tem acesso a um editor de texto completo (Rich Text) para documentar as regras da sua clínica. Este texto aparecerá na hora que o paciente for fazer o checkout online.
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Editar e Resetar: Escreva suas regras de cancelamento e no-show (falta não avisada). Se apagar algo por engano, você pode clicar em "Resetar" para restaurar o modelo padrão do sistema.
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Rascunho vs Publicado: Você pode clicar em "Salvar Rascunho" enquanto ainda está formulando as regras e elas não vão para o ar. Só quando clicar no botão verde "Publicar Agora" é que elas passarão a valer no seu site.
Como uso o meu próprio site em vez do link padrão?
Na aba "Domínio", você pode tirar o `.bookingflow.com.br` e usar um endereço profissional (ex: agenda.suaclinica.com.br). Atenção: Este recurso é exclusivo dos planos Plus e Pró. Se você for Starter, verá apenas uma tela de Upgrade.
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Configuração Técnica (CNAME): Digite o domínio que deseja usar e clique em Salvar. O painel te mostrará as instruções para apontar o DNS do seu domínio (via Registro.br, Hostgator, etc.) para o servidor cname.bookingflow.com.br.
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Mensagem para o Desenvolvedor: Se você não entende de TI, o painel gera uma mensagem de WhatsApp pronta. É só clicar em "Copiar Mensagem" e enviar para o seu programador e ele saberá exatamente o que fazer!
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Vídeo Tutorial: Na mesma tela, você conta com um vídeo passo a passo gravado pela nossa equipe mostrando como fazer a configuração. O certificado SSL de segurança é gerado automaticamente logo em seguida.
Como alterar meu cartão, pegar notas fiscais ou cancelar o plano?
A aba "Meu Plano" é a sua central de gestão financeira dentro do BookingFlow.
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Upgrade Rápido: Os planos da plataforma aparecem em cartões nesta aba. Você pode solicitar a troca de plano por ali. Se for um Upgrade, o limite sobe na hora e a cobrança é proporcional.
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Gerenciar Faturamento: Clique no botão "Acessar Portal" na caixa verde de faturamento. Ele te enviará direto para o portal super seguro da Stripe. Lá dentro, você pode atualizar o seu número de cartão de crédito, baixar o histórico de faturas passadas ou apertar o botão para cancelar a sua assinatura sem depender de ninguém!
Onde atualizo minha foto, bio e coloco meu Instagram?
A aba "Identidade" agrupa as informações públicas do profissional. Tudo o que você preenche aqui é usado para gerar os botões de contato no site da sua clínica.
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Foto de Perfil (Avatar): Clique em cima da foto para enviar uma nova. O sistema possui uma janela inteligente que te ajuda a recortar e ajustar a imagem perfeitamente em formato circular na mesma hora.
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Dados Profissionais: Preencha o Nome Completo, sua Especialidade, Documento e o Registro Profissional (Ex: CRM, CRO). Há também um espaço para uma Bio curta, limitada a 125 caracteres, ideal para frases de impacto.
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Contatos e Mensagem Automática: Ao inserir seu número de WhatsApp, você pode personalizar a mensagem padrão (Ex: "Olá! Gostaria de tirar uma dúvida sobre agendamento."). Assim, quando o paciente clicar no botão do WhatsApp do seu site, essa frase já virá escrita para ele! Também há campos para telefone fixo e e-mail público.
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Redes Sociais: Cole os links do seu Instagram, YouTube, TikTok e LinkedIn. O sistema gerará os ícones clicáveis no rodapé do seu site automaticamente.
Como ajusto o mapa e as informações da clínica física?
A aba "Localização" é onde você configura as informações que orientarão o paciente a chegar até você de forma física ou remota.
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Tipo de Atendimento: Defina logo no início se o formato da sua clínica é "Presencial" ou "Online".
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Endereço Completo: Preencha o CEP, Rua, Número, Bairro, Cidade e Estado. Esses dados são fundamentais, pois o BookingFlow utiliza essas informações por padrão nos rodapés e e-mails de confirmação.
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Link do Google Maps: É aqui que a mágica acontece! Cole neste campo o link de compartilhamento (ou código URL) gerado pelo Google Maps. Ao salvar, é exatamente esse mapa que passará a ser exibido no módulo "Minha Página", dentro da seção interativa de Localização do seu site!
Como crio textos para atrair pacientes pelo Google?
Ter um blog atualizado é essencial para posicionar a sua clínica no Google (SEO). A aba "Escrever Artigo" possui as ferramentas completas para você se tornar uma autoridade na sua área.
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Editor de Textos: O BookingFlow conta com um editor visual completo. Você pode digitar os textos, formatar em negrito, criar listas e até inserir subtítulos. É tão simples quanto usar o Word!
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Imagem de Capa (Thumb): No topo da tela de edição, há um botão de upload para a imagem principal do post. O sistema a recortará automaticamente para deixar todas as capas padronizadas na sua página pública. O upload é feito usando infraestrutura ultrarrápida (Cloudflare R2) para o seu site carregar num piscar de olhos.
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SEO (Meta Title e Description): No final da tela de edição, você encontra os campos de SEO. Aqui você escolhe exatamente o título e a descrição curta que aparecerão para o usuário quando ele pesquisar por esse assunto no Google.
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Rascunho vs Publicado: Não deu tempo de terminar o texto? Sem problemas. Escolha o "Status: Rascunho" e salve. Ele ficará guardado no seu painel, mas não aparecerá no site até que você mude para "Publicado".
Como organizo meus artigos por assunto?
Se você escreve sobre vários temas (Ex: "Nutrição", "Dicas de Treino", "Saúde Mental"), o uso de categorias ajudará o paciente a encontrar exatamente o que ele procura.
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Gerenciar Categorias: Na aba principal de listagem do Blog, você verá um botão chamado "Gerenciar Categorias". Ele abrirá um painel deslizante na lateral onde você pode criar ou excluir essas divisões de assuntos.
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Vinculando ao Post: Ao criar ou editar um artigo na aba "Escrever Artigo", você poderá selecionar de uma lista qual categoria aquele texto específico pertence.
Como deixo a página de leitura com a cara da clínica?
A aba "Personalizar" é focada inteiramente na página pública do blog. (Atenção: Não confunda com a seção Blog do "Minha Página", que ajusta apenas a chamada na Landing Page principal. Aqui, estamos configurando a "Página de Leitura" dos artigos!).
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Cores da Página: Através dos botões seletores de cor, você escolhe a Cor do Fundo do seu Blog, a cor dos textos e até o fundo e o texto dos botões de ação (como "Ler Mais"). Você ainda conta com um botão "Copiar" que pega o código hexadecimal (Ex: #000000) de uma cor já escolhida para colar em outra!
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Mensagem de Topo e Call to Action (CTA): Você pode personalizar o Título e a Descrição do banner principal do blog, e decidir se quer um "Botão CTA" visível (Ex: "Agendar Agora") que acompanha a leitura de todos os posts.
